Nous avons déjà évoqué les avantages du mailing papier et de l’emailing (ici), deux solutions distinctes de communication efficaces. Dans cet article, nous allons voir « comment bien choisir et utiliser un auto-répondeur et les bonnes pratiques pour votre entreprise ». Alors maintenant, découvrons leur fonctionnement, avec quelques exemples d’utilisation. Mais aussi les bonnes pratiques à respecter pour créer des campagnes d’emails efficaces. Il est important de noter qu’une campagne d’emailing équivaut à un envoi.
Contrairement à un appel téléphonique ou une visioconférence, l’emailing permet de multiplier le nombre de contacts sans multiplier le temps et l’énergie investis. Bien que votre écriture dans l’email doit refléter votre énergie et votre style, cela reste moins énergivore.
Aujourd’hui, il est primordial de mettre en place un système de collecte d’emails. Mais aussi d’effectuer des contacts réguliers avec votre cible, surtout lorsque vous débutez. En effet, l’emailing reste une méthode de communication pertinente et efficace pour garder le contact avec vos clients et prospects.
I. Qu’est-ce qu’un auto-répondeur ?
L’auto-répondeur est un outil incontournable pour la gestion de vos campagnes d’e-mails. En général, l’utilisation de cet outil est gratuite pour les services de base, mais certains auto-répondeurs proposent des options payantes en fonction du nombre d’envois ou des fonctionnalités supplémentaires.
L’auto-répondeur est composé de deux aspects essentiels. Tout d’abord, la gestion de votre liste d’e-mails. Chaque contact pouvant être segmenté avec des tags pour créer des cibles ou sous-cibles en fonction de vos produits ou services. Ensuite, la gestion de la création et de l’envoi de vos e-mails. Elle se fait via un système glisser-déposer avec des blocs pour le texte et les images, que vous pouvez paramétrer pour y mettre votre contenu.
L’automatisation des envois d’e-mails est un atout majeur de l’auto-répondeur, car cela vous permet de gagner du temps. Cependant, il convient de vérifier si cette option est proposée par votre auto-répondeur avant de programmer vos envois.
Il existe des options payantes qui peuvent être très pratiques, comme l’envoi automatique d’une série d’e-mails. En utilisant un auto-répondeur, vous pouvez garder le contact avec votre clientèle, en les incitant à revenir sur votre site web pour découvrir de nouveaux produits ou promotions pour des occasions spéciales comme la rentrée scolaire, Halloween ou Noël.
L’auto-répondeur est donc un outil très utile qui vous permet de rester en contact avec vos clients et vos prospects. Moins chronophage que le téléphone, il vous permet d’envoyer des e-mails à vos contacts de manière régulière et efficace, tout en gagnant du temps.
II. Comment bien choisir et utiliser un auto-répondeur ?
1. Comment bien choisir un auto-répondeur ?
Lorsque vous souhaitez démarrer votre utilisation de l’auto-répondeur, vous avez plusieurs options à votre disposition pour vous inscrire à un service. Parmi les plus populaires, nous pouvons citer Mailchimp, SendinBlue, ActiveCampaign, Convertkit, SG Autorépondeur, Getresponse, AWeber, et Mailerlite. Chacun de ces services offre des fonctionnalités différentes. Mais aussi, des tarifs différents et une interface utilisateur différente, donc il est important de prendre le temps de bien évaluer vos besoins avant de faire votre choix.
Si vous êtes un formateur ou si vous souhaitez créer des formations en ligne, vous pouvez opter pour une plateforme tout-en-un qui propose également un auto-répondeur. Parmi ces plateformes, nous pouvons citer Système.io, Learnybox, Kajabi et Podia. Ces plateformes vous permettent de créer, héberger et vendre vos formations en ligne, tout en gérant vos e-mails automatiques avec un auto-répondeur intégré.
Des CRM comme HubSpot proposent aussi un auto-répondeur, mais ce ne sont pas leur métier de base.
2. Comment bien utiliser un auto-répondeur ?
Une fois que vous avez choisi votre auto-répondeur, il est important de bien comprendre comment l’utiliser. Vous pouvez commencer par créer une liste d’e-mails en important vos contacts ou en créant des formulaires d’inscription. Ensuite, vous pouvez créer des séquences d’e-mails automatisées en fonction des actions de vos abonnés ou de leur position dans votre entonnoir de vente.
Enfin, n’oubliez pas que l’auto-répondeur est un outil puissant. De ce fait, il doit être utilisé avec parcimonie et pertinence. Veillez à ne pas spammer vos abonnés avec des e-mails inutiles ou mal ciblés. il faut personnaliser vos messages en fonction de leur comportement et de leurs intérêts.
Le RGPD est un sujet important. Pour en savoir plus à ce sujet je vous invite donc à faire des recherches plus approfondies et à consulter des sources fiables, telles que la CNIL. Pour information, le RGPD est un règlement qui a pour but de protéger les données personnelles des citoyens de l’Union Européenne.
Lorsque vous utilisez un auto-répondeur, il est important de respecter les termes « Opt-in » et « Opt-out« . Cela signifie que vous devez obtenir le consentement préalable de vos contacts avant de leur envoyer des emails et leur donner la possibilité de se désabonner facilement s’ils le souhaitent.
Pour enrichir votre base de contacts et la paramétrer, vous pouvez importer des contacts et mettre en place une page d’inscription (formulaire) pour collecter des adresses email. Vous pouvez utiliser le lien de cette page sur vos réseaux sociaux et même l’incruster sur votre site web.
Il est également important de nettoyer régulièrement votre base de contacts pour améliorer la délivrabilité de vos emails et éviter les coûts inutiles liés à des adresses email invalides.
Lorsque vous utilisez un auto-répondeur pour envoyer des emails, n’oubliez pas de travailler sur la qualité de votre contenu en utilisant des éléments tels que des émotions, des typographies variées, des photos, des emojis ou des images de Canva. Il est également important de personnaliser les coordonnées de l’expéditeur et la signature de vos emails. Voila pourquoi, ces réglages effectués dans les paramètres généraux, donnerons une impression plus professionnelle à vos emails.
Enfin, pour chaque email, indiquez un email de réponse valide si un inscrit à votre liste souhaite vous contacter. Évitez d’utiliser une adresse « no-reply » car cela ne favorise pas l’interaction avec vos contacts et peut nuire à votre réputation.
III. Les bonnes pratiques pour utiliser un auto-répondeur
Pour bien utiliser un auto-répondeur, il est important de créer un cadeau de bienvenue (lead magnet) pour inciter les visiteurs à s’inscrire sur votre liste. Ce cadeau doit résoudre un problème de vos visiteurs et peut prendre la forme d’un livre en PDF, d’un enregistrement audio, d’un tutoriel ou encore d’une mini formation.
Ensuite, il est recommandé de choisir un rythme pour écrire à votre base. Vous pouvez soit définir un rythme que vous pouvez tenir pour envoyer régulièrement un email à votre base. Ou bien, avoir des emails pré écrits. De cette façons, à partir de l’inscription sur votre liste, la personne reçoit systématiquement cette série d’emails.
Pour envoyer un email, vous devez passer par 4 étapes :
– créer l’email,
– choisir qui doit le recevoir (en utilisant des #tags),
– faire un test email sur votre boîte pour vérifier le contenu et les liens,
– et enfin envoyer l’email (immédiatement ou en le programmant).
Lors de la création de l’email, il est important de passer du temps sur l’objet de votre email. En effet il faut éviter les envois avec noreply ou info. N’oubliez pas également d’ajouter sous votre signature vos réseaux sociaux. De même, un bandeau publicitaire de votre nouveau produit ou service avec un lien vers la page de votre site.
Pour éviter, d’être en panne d’inspiration et se demander quoi raconter à sa base, il est important de s’organiser avec un calendrier d’envoi. Chez Komco, on utilise Notion pour créer des fiches correspondant à chaque email envoyé. On y classe nos idées, les illustrations en cours, la cible (tags) et le CTA (tout ce qui doit être défini en amont). L’avantage, c’est que cela permet de regrouper toutes les informations au même endroit et de gagner du temps au moment de passer dans l’AE. De cette façon, il est possible de batcher l’écriture. Ainsi, lorsqu’on est inspiré, alors tout est prêt pour être délégué. Il n’y a plus qu’a partager la fiche avec la personne qui prépare tout avec ces informations.
En conclusion, pour bien utiliser un auto-répondeur, il est important de :
– créer un lead magnet,
– choisir un rythme pour écrire à votre base,
– passer par 4 étapes pour envoyer votre email,
– de prendre le temps de soigner l’objet de votre email et d’éviter les envois avec noreply ou info,
– et enfin de s’organiser avec un calendrier d’envoi pour éviter la panne d’inspiration.
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